100 free online dating new zealand white girl dating black man white men seeking black women dating sites sri lanka dating sites

Planificación de registros para la empresa

Planificación de registros para la empresa

Planificación de registros para la empresa




Como explicamos en nuestro artículo anterior, los registros son fundamentales para que un sistema de gestión resulte eficaz y eficiente.

Para tener una buena selección de que registros se deben guardar en una empresa es indispensable una buena planificación y que registros serán determinantes para el futuro de la empresa.

A continuación podemos ver una selección de ejemplos aplicables a los registros de una empresa

Control de comportamientos voluntarios no deseables del personal


Registros que sirven para evitar el riesgo de que “no se hagan” los controles planificados.


Cuando un control es “realmente” necesario para asegurar la calidad (o protección medio ambiental o de la prevención de un riesgo laboral), y como no se puede estar vigilando continuamente si se hace o no un control planificado o legalmente exigido, se decide registrarlo.
La necesidad de registrar, a su vez, obligaría a la realización del control. Pero el diseño del formulario del registro no debe permitir falsificaciones de controles no realizados realmente. Para ello, por ejemplo, se puede obligar al operario (o al inspector en su caso) a rellenar en tiempo real un formulario diseñado para anotar un determinado valor, la hora del control, etc. en lugar de diseñar el formulario con espacios para poner una simple “x”.

Registros que “obligan” al personal a cumplir determinados procedimientos.


Como en la auditoria interna se va a verificar el grado de ejecución de un procedimiento mediante los registros, el personal se ve obligado a cumplir dichos procedimientos y a registrar la evidencia de tales cumplimientos.

Registros que demuestran el cumplimiento de una obligación legal.


Como ya hemos comentado, la legislación tiene previstos ciertos registros para obligar a las empresas a la realización de ciertos controles y a disponer de las evidencias de tales controles para inspecciones administrativas con el objetivo de asegurar la seguridad y/o para salvaguardar los derechos de los ciudadanos. (Ejemplos: historia clínica de un paciente, registro de inspecciones de los ascensores o de los surtidores de gasolineras, registro de quejas de cualquier usuario, registro de control de torres de refrigeración, informes de evaluación de los riesgos laborales, etc.).

Control de comportamientos involuntarios del personal


Registros que evitan errores involuntarios debidos a olvidos.


Un listado de comprobación (checklist) sirve para que el operario (o inspector) no se equivoque en la secuencia correcta de las actividades ni se olvide de realizar las actividades necesarias.

Registros que identifican el estado de procesado.


El registro ayuda a identificar los pasos que se han dado en la realización de un producto (Ejemplo: un registro en la hoja de ruta (o una etiqueta identificativa) que diga si el producto está verificado o no, si está limpio o no, si se le han añadido componentes o no, etc.)

Registros que permiten minimizar los daños cuando algo no ha salido bien y aprender las lecciones correspondientes


Registros que permiten el análisis de causa de las incidencias


La caja negra de un avión es un registro que se diseña junto con el del propio equipo para registrar la información de una incidencia para que después se pueda realizar el análisis de causas.
Otros ejemplos de este tipo de registros pueden ser las grabaciones de audio, vídeo, o un simple registro en papel o en el sistema informático.

Registros que permiten la trazabilidad


Cuando un producto ha perjudicado a los usuarios, se identifican los lotes defectuosos y, con un sistema de trazabilidad prevista, se detectan dónde están el resto de los productos defectuosos, y se retiran del mercado.
Los fabricantes de todos los productos que pueden afectar a la seguridad y salud pública tienen la obligación legal de trazabilidad (Ejemplos: juguetes, coches, alimentos, fármacos, para nombrar algunos).

Datos para la gestión de los resultados de calidad, de medioambiente y de la seguridad de los procesos


Finalmente, el sistema de gestión requiere indicadores para analizar las tendencias de sus resultados y buscar la mejora continua de los mismos. Esencialmente, los datos para computar los indicadores han de venir de los registros que se generan en las diferentes actividades de la organización. Es necesario definir qué indicadores son necesarios para controlar los procesos.