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REGISTROS: PUEDEN AÑADIR VALOR O DRENAR LOS RECURSOS. TÚ DECIDES.

REGISTROS: PUEDEN AÑADIR VALOR O DRENAR LOS RECURSOS. TÚ DECIDES.

REGISTROS: PUEDEN AÑADIR VALOR O DRENAR LOS RECURSOS. TÚ DECIDES.


Los registros son fundamentales para que un sistema de gestión resulte eficaz y eficiente. La decisión de “qué registros” se han de guardar es crítica, ya que de ello depende si la empresa posteriormente sacará un buen provecho de los mismos o, simplemente, haga que el personal pierda su tiempo productivo y los recursos creando registros que nunca más se van a consultar.


Los registros no han de ser, ni más ni menos, que lo que realmente necesita una empresa. Por eso decimos que es crítica la determinación correcta de qué registros se van a guardar en una organización.

Existen cuatro tipos de necesidades:

1. Las normativas legales establecen los registros que una empresa ha de guardar (siempre y cuando exista una normativa aplicable para la actividad de la empresa que permita que las administraciones puedan proceder a su inspección). Este requisito, obviamente, es obligatorio, tenga o no la empresa sistemas de gestión. Como se trata de registros preceptivos, en este caso no hay dificultad a la hora de decidir si se han de guardar o no dichos registros.

2. Los clientes, al hacer su planificación de la realización del producto, han de determinar de qué registros han de disponer cada uno de sus proveedores para enviar junto con el producto o para disponerlos durante las auditorías de segunda parte.
Si un cliente ha hecho bien sus deberes, los registros que exige a sus proveedores deberían formar parte de lo que los proveedores necesitan para añadir valor. Como son exigencias de los clientes, tampoco habrá ningún inconveniente para determinar si dichos registros se han de archivar o no.

3. Los modelos de gestión de la calidad, medioambiente y de prevención de riesgos laborales, por su parte, identifican una serie de registros obligatorios que cualquier empresa ha de mantener si quiere certificarse. Tampoco surge la duda aquí. Normalmente es en este apartado dónde los auditores encuentran sus no conformidades con mucha facilidad.
En realidad para poner no conformidades de este tipo, no es necesario entender bien las actividades de la empresa auditada.

4. Existe un cuarto tipo de registros que las empresas necesitan para gestionarse con eficacia y eficiencia, y la determinación de éstos depende puramente de sus actividades empresariales específicas. Los modelos de gestión no los determinan y los dejan en las manos de las empresas, pero sí piden que las propias compañías decidan qué registros han de guardarse.

Los modelos de gestión están diseñados para ser suficientemente genéricos y poder aplicarse en cualquier sector empresarial. Es aquí dónde nace el problema, porque la decisión de qué registros se han de guardar es crítica puesto que aquí es dónde está la diferencia entre el valor añadido y burocracia. Si la empresa se ha quedado corta tendrá que asumir los riesgos. Casi nunca los auditores escriben no conformidades relacionadas con las deficiencias de registros de este tipo aunque tengan la obligación de hacerlo (por ejemplo: 7.1 de ISO9001). El riesgo es de las empresas, no de los auditores.

Por otra parte, si una empresa ha decidido mantener registros que no le resultan útiles, perderá el tiempo productivo de su personal y recursos tales como papeles, espacio de almacenamiento y/o memorias en el sistema informático. En este caso los auditores no tienen la obligación de avisar a las empresas, si es que disponen de tiempo durante la auditoria para llegar a prestar atención al tema. Sin embargo, para la empresa y sus clientes este problema puede ser grave si se trata de problemas de calidad.
En el caso de los registros medioambientales, la dificultad es relativamente menor ya que solo afectará a los aspectos medioambientales no legales.
En el caso de la prevención de los riesgos laborales, el problema no suele existir si las empresas han utilizado técnicos de prevención con conocimientos en el proceso productivo, tanto para planificar los controles como para definir los registros.

pirámide de registros, spg certificacion,

 

Muchas empresas tienen indicadores que miden el grado de cumplimento de planes o metodologías, no el nivel de los resultados logrados.

Por ejemplo, consideremos el proceso de formación. Examinemos el indicador “ %” de cumplimento del plan de formación. ¿Qué utilidad tiene este indicador? El personal dedica un tiempo valioso calculando los valores de un indicador que no dice mucho. Un plan mal hecho, aunque se cumpla al 100%, no garantiza la competencia del personal.

El indicador útil sería aquél que señalara qué defectos en el producto son imputables al deficiente conocimiento del personal. Los indicadores de los procesos deben definir el grado de los resultados obtenidos para evitar burocracias.